Dlaczego warto zdecydować się na outsourcing księgowości?

Księgowość odgrywa olbrzymią rolę w każdej firmie i to niezależnie od jej charakteru, formy, czy też branży, w obrębie której ona funkcjonuje. Dobra księgowość ma realny wpływ na to, jaki obraz kształtuje coroczne zestawienie aktywów i pasywów. I może właśnie dlatego warto postawić na profesjonalny outsourcing księgowości, który – realizowany przez podmiot zewnętrzny – zapewni rzetelny obraz bieżącej sytuacji finansowej w firmie.
Pytanie, które w tym momencie pojawia się na ustach przedsiębiorców jest bardzo krótkie, a zarazem… niezwykle wymowne: dlaczego? Można oczywiście odpowiedzieć, że – co zresztą jest zgodne z prawdą – wiele doświadczonych firm decyduje się na właśnie taki krok. Problem w tym, że taka argumentacja nie trafia do każdego. Zwłaszcza jeśli zatrudnia on naprawdę profesjonalną obsługę księgową.

Po pierwsze – koszty, czyli kwestia zamknięta

Outsourcing księgowości jest znacznie tańszy, aniżeli korzystanie z usług podmiotów własnych. Te ostatnie trzeba opłacić (bądź co bądź – pracują na etacie), a co za tym idzie – należy uregulować z tego tytułu wszelkie narzuty z tytułu US, ZUS itd. Korzystając z usług firmy zewnętrznej, wykupuje się określony pakiet usług, których realizacja – wyceniona w oparciu o konkretne stawki – jest jedynym, rzeczywistym kosztem usługi. Oczywiście w ramach tejże uzyskuje się dostęp do profesjonalnego wsparcia ze strony profesjonalnego zespołu księgowych. Oznacza to, że przy podejmowaniu określonej decyzji, zespół ten nie będzie opierał się wyłącznie na zdaniu pojedynczego księgowego, lecz na opinii wielu specjalistów z różnych dziedzin.

Po drugie – koniec z formalizmem

Korzystanie z własnej księgowości może i jest pewną formą uniezależnienia się od podmiotów zewnętrznych, ale jednocześnie – skutecznym sposobem na niepotrzebny rozrost szeroko rozumianego formalizmu. Zbytnio rozbudowany obieg dokumentów wewnątrz pojedynczego przedsiębiorstwa to nie tylko marnotrawienie czasu, ale też środków! Nowoczesny outsourcing księgowości znacznie ogranicza owo zjawisko, gdyż opiera się on przede wszystkim na obrocie dokumentacją elektroniczną. Co więcej – dokumenty przedsiębiorstwa są przechowywane głównie w formie cyfrowej, co wpływa na spadek kosztów ich archiwizacji. Poza tym nietrudno dojść do wniosku, że w takim modelu przepływ dokumentów jest o wiele szybszy i efektywniejszy.

Po trzecie – większe możliwości

Z punktu widzenia przedsiębiorcy, korzystanie z własnej księgowości może i jest sprawdzonym rozwiązaniem, ale – w dłuższej perspektywie – znacznie ogranicza kreatywność tego niezwykle ważnego pionu. Problem ten dotyczy zwłaszcza małych przedsiębiorstw, w przypadku których zadania stawiane przed księgowymi ograniczają się do bardzo wąskiego spektrum specjalizacji. I teraz uwaga – korzystanie z pomocy firmy zewnętrznej, znacznie ogranicza to zjawisko. Outsourcing księgowości pozwala na skorzystanie z doświadczenia specjalistów, którzy działają w różnych specjalizacjach ogólnie rozumianej księgowości. Rozwiązanie to jest o tyle korzystne, gdyż pozwala wprowadzić wiele nowych, być może znacznie korzystniejszych rozwiązań.

Po czwarte – wzrost efektywności

Outsourcing księgowości nie ogranicza się wyłącznie do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych. Proces ten wiąże się również z przejmowaniem przez zewnętrzne podmioty obowiązków, którymi dotychczas obciążano m.in. sektor kadrowo – płacowy. Outsourcing księgowości będzie zatem – w nowym tego słowa znaczeniu – skupiał się również na prowadzeniu ewidencji pracowników (w tym kartoteki każdego z nich), analizie wyników ich pracy (np. w kontekście naliczanego wynagrodzenia) i wypłacaniu wynagrodzeń wraz z ich ewidencjonowaniem na wybranych kontach księgowych. Odciążenie pionu kadr i płac, pozwoli na przekierowanie wybranych specjalistów do innych działań, a co za tym idzie – do lepszego wykorzystania zasobów osobowych firmy.

Po piąte – zgodność z prawem

Outsourcing księgowości to również gwarancja, że wszystkie realizowane w ten sposób kroki natury prawnej (i nie tylko), będą całkowicie zgodne z obowiązującymi przepisami, rozporządzeniami i ustawami. Istotnym jest również fakt, że większość podmiotów zewnętrznych, które działają w tym sektorze, posiada stosowne ubezpieczenie od odpowiedzialności prawnej. Nawet jeśli pracownicy tychże podmiotów (którzy przecież na bieżąco współpracują z klientem) popełnią określony błąd, to wszystkie wynikające z niego reperkusje finansowe, zostaną pokryte z wykupionego ubezpieczenia. Jest to rozwiązanie, z którego nie mogą skorzystać firmy zatrudniające swój własny pion księgowości. I jeszcze jedno: jeśli reprezentantem interesów przedsiębiorcy jest duża firma zatrudniająca dziesiątki, a nawet setki pracowników, to można mieć pewność, że działa ona w pełni profesjonalnie.

Kilka słów podsumowania

Firma Payroll to uznany na rynkach podmiot, który specjalizuje się w oferowaniu księgowych usług outsourcingowych firmom i klientom prywatnym. Marka ta stawia nie tylko na jakość, ale też na szereg dodatkowych narzędzi, dzięki którym korzystanie z tej formy usług księgowych będzie o wiele łatwiejsze.