Jak przeprowadzić audyt pracowniczy w firmie?

Przeprowadzanie okresowego audytu pracowników w firmie to proaktywna metoda rozwiązywania problemów związanych z pracownikami, zanim staną się problemami, które będą mieć znaczący wpływ na dalszy rozwój przedsiębiorstwa. Zwłaszcza małe firmy, które zwracają uwagę na kwestie zatrudnienia, często są w stanie łatwiej zarządzać rozwojem siły roboczej, przeprowadzając okresowe audyty akt osobowych pracowników, modeli personelu, środków bezpieczeństwa i szkoleń.

Czym jest audyt pracowniczy?

Audyt pracowników w firmie jest inny i bardziej złożony niż ogólny audyt HR. Audyt HR ma na celu upewnienie się, że firma posiada podstawowe zasady i procesy. To, czego nie robi, to mierzenie subiektywnego poglądu i na tym polega wyzwanie audytu zaangażowania pracowników. Nie chodzi tylko o to, co dzieje się w organizacji – chodzi również o to, co dzieje się u pracowników. Co naprawdę myślą o pracy? Przy dużej liczbie niezaangażowanych pracowników wpływających na rentowność i produktywność – warto się nad tym poważnie zastanowić. Może się to wydawać listą rzeczy oczywistych – ale jest wiele rzeczy, które możnaprzeoczyć, zwłaszcze te podstawowe, które mogą powodować na dłuższą metę spore problemy. Zanim więc przeprowadzimy audyt opinii pracowników warto sporządzić listę rzeczy, które będzie obejmował.

Przeprowadzanie audytu pracowników – krok po kroku

Przejrzyj akta personalne pracowników, aby ustalić, czy zawierają dokumentację dotyczącą uprawnień do pracy, a także podpisane oświadczenia, które wskazują, że pracownicy otrzymali kopie zasad miejsca pracy, podręczniki pracownicze i czy mają w aktach dane kontaktowe w nagłych wypadkach. To podstawy kontroli zatrudnienia pracowników. Kontakt w nagłych wypadkach może być niezwykle przydatny w przypadku obrażeń ciała w miejscu pracy, gdy ktoś z działu kadr musi skontaktować się z kimś w imieniu pracownika.

Porównaj opis stanowiska pracownika z faktycznymi zadaniami, które pracownik wykonuje w trakcie swojej pracy. Za każdym razem, gdy pracownikowi przydzielono nowe zadanie lub poproszono o wykonanie innej funkcji, przełożony pracownika i pracownik działu kadr powinni zaktualizować opis stanowiska, aby dokładnie odzwierciedlał zakres obowiązków pracownika.

Przejrzyj rejestry płac, aby ustalić, czy pracownicy są odpowiednio sklasyfikowani jako zwolnieni lub nie zwolnieni oraz czy dział płac dokładnie przetwarza wynagrodzenie za nadgodziny, jeśli ma to zastosowanie. Sprawdź rekordy wynagrodzeń, aby upewnić się, że pracownicy otrzymują równe wynagrodzenie za porównywalną pracę i że istnieje równowaga związana z wynagrodzeniem za podobne stanowiska w całej organizacji.

Przy audycie pracowników kluczowa jest dokumentacja

Uzyskaj kopie informacji o pakiecie świadczeń pracowniczych. Przejrzyj opcje oferowane pracownikom w zakresie grupowego planu zdrowotnego, w tym planów okulistycznych i dentystycznych, ubezpieczenia na życie i ubezpieczenia na wypadek opieki długoterminowej. Upewnij się, że dział kadr prowadzi dokładną dokumentację dotyczącą świadczeń pracowniczych i kontrolną dokumentację dotyczącą zatrudnienia.

Porozmawiaj z przełożonymi o poziomie zatrudnienia w dziale. Chociaż audyt poszczególnych akt pracowników i opisów stanowisk jest pomocny, innym elementem audytu pracowników jest przegląd modeli personelu w celu pomiaru funkcjonalności różnych działów firmy. Na przykład, gdy rosną wymagania produkcyjne, poziom zatrudnienia w każdym dziale powinien rosnąć, chyba że firma opracuje metody alternatywne do spełnienia wymagań produkcyjnych bez zatrudniania dodatkowego personelu.

Sprawdź dokumentację dotyczącą szkoleń i orientacji, aby upewnić się, że pracownicy otrzymają aktualne informacje i szkolenia dotyczące polityki firmy, procesów pracy i struktury organizacyjnej. Nowa orientacja na pracowników i regularne szkolenia mają fundamentalne znaczenie dla zapewnienia pracownikom narzędzi niezbędnych do spełnienia oczekiwań firmy. Ponadto szkolenie z zakresu przywództwa zapewnia przełożonym i menedżerom komfort pracy z systemem zarządzania wynikami i jest w stanie regularnie przekazywać pracownikom informacje zwrotne.

Uzyskaj dzienniki bezpieczeństwa w miejscu pracy i zapisy dotyczące programu bezpieczeństwa firmy, aby określić, czy pracownicy przestrzegają procedur związanych z maszynami, niebezpiecznym sprzętem lub materiałami niebezpiecznymi. Zaktualizuj akta pracowników pracowników o certyfikaty przeszkolenia w zakresie środków bezpieczeństwa w miejscu pracy i zaktualizuj materiały szkoleniowe dla kierownictwa o aktualne informacje na temat narzędzi zarządzania bezpieczeństwem i ryzykiem w organizacji.

Artykuł zainspirowany usługami strony internetowej Payroll.pl, oferującej kompleksowe usługi z zakresu outsourcingu kadrowo-płacowego.